Внедрение и развитие систем электронного документооборота: избавляемся от заблуждений и формируем истинные цели. Эффективность внедрения систем электронного документооборота на предприятии Определение целей и стратегии

16.05.2022

С распространением компьютеров 100% документов создаются в электронном виде. Тем не менее больше половины из них по-прежнему распечатываются для ознакомления и согласования.

Что же касается обмена документами и подписания договоров между хозяйствующими субъектами, то здесь бумажные носители используются практически всегда.

Существует три способа подачи :

Через Систему гарантированной доставки сообщений в личном кабинете налогоплательщика;
На магнитных носителях с ЭЦП
Через программу «Терминал налогоплательщика» в отделениях налоговой инспекции.

Увеличение эффективности работы и сокращение издержек – это цель, которая стоит перед любым предприятием, планирующем оставаться в бизнесе еще в течение долгих лет. И она может быть достигнута с внедрением электронного документооборота, тем более это предусмотрено в российском законодательстве.

При этом важно уделить внимание тем документам, которые должны распечатываться в бумажном виде по законодательству и проследить за тем, чтобы бумажный и электронный документооборот не дублировали друг друга, потому что в этом случае ничего сэкономить не удастся.

Если же все организовать правильно, то электронный документооборот – это залог эффективности современного предприятия.

В соответствии с разработанными мировыми и отечественными практиками внедрения информационных систем (ИС) в настоящей статье рассмотрим процесс внедрения СЭД, включающий несколько этапов работ. Результатом внедрения СЭД является промышленная эксплуатация Системы в рамках всего предприятия.

Экономичность документооборота не всегда связана с его сокращением. Повышение экономичности документооборота и удобства для менеджеров следует рассматривать во взаимосвязи с повышением качественного содержания информации. Цель оптимизации (проектирования) документооборота - приведение его в соответствие с потребностями управления с одновременным снижением затрат на его ведение. Укрупнено процедура оптимизации (проектирования) документооборота включает следующие пять шагов.

Оптимизация документооборота включает два крупных направления:

1. Повышение качественного содержания информации (привязка к центрам ответственности; оптимальный набор и содержание показателей; высокое качество норм и нормативов; наличие информации об отклонениях).
2. Повышение экономичности документооборота и удобства для менеджеров (ликвидация дублирования информации, оптимизация маршрутов движения; совмещение первичного учета для бухгалтерии и оперативного управления и др.; приведение названий документов в соответствие с содержанием).

Повышение экономичности документооборота и удобства для менеджеров следует рассматривать во взаимосвязи с первым направлением, т.е. экономичность документооборота не всегда связана с его сокращением. Потеря части информации может привести к отрицательному эффекту в целом для предприятия.

Рассмотрим вариант сокращения документооборота при условии сохранения его информационной емкости. Итак, цель оптимизации (проектирования) документооборота - приведение его в соответствие с потребностями управления с одновременным снижением затрат на его ведение.

Укрупнено процедура оптимизации (проектирования) документооборота включает следующие шаги:

Шаг 1. Предпроектное обследование или описание предприятия.
Шаг 2. Детальное описание существующего документооборота.
Шаг 3. Анализ качественного содержания информации.
Шаг 4. Оптимизация документооборота.
Шаг 5. Создание стандартов (инструкций).

Информационное обследование и анализ

Задачами первого шага - описание предприятия - являются определение потребностей менеджмента и выявление влияния факторов. Потребности менеджмента выявляются на основе изучения функций, заложенных в должностных инструкциях, и описания групп управленческих решений, принимаемых на разных уровнях управления. Для критического анализа можно использовать существующую внутрипроизводственную отчетность. Работы рекомендуем проводить параллельно с анализом качественного содержания информации.

При построении документооборота, как и при создании организационных структур управленческого учета, работы начинаются с изучения влияния таких факторов, как: особенности технологии, состав продукции, организация производства и управления предприятием и его структурными подразделениями, бизнес-процессы, материальные потоки. Организация документооборота во многом зависит от наличия в организационных структурах управления центров ответственности; развития механизма внутрифирменного предпринимательства; наличия управления по отклонениям; компетентности менеджмента и использовании им прогрессивных методов принятия решений; наличия персональных компьютеров, информационных сетей и др.

В ходе предпроектных работ, в частности, нужна большая детализация в части описания центров создания (преобразования, использования) информации и их персонифицированных взаимосвязей (учетных точек); описанию документов и существующих документопотоков.

Разработка систем документооборота под цели управления и психологию менеджмента, безусловно, с учетом технологических и организационных особенностей предприятия, должна начинаться без привязки к конкретному программному продукту. Вначале нужно создать идеологию, и только затем искать под нее программный продукт.

Перед началом процесса внедрения СЭД на предприятии рекомендуем провести экспресс обследование (предпроектное обследование) с целью:

получения общей информации об объекте внедрения СЭД;
определения целей внедрения;
определения общих ключевых требований к СЭД и границ проекта;
определения общего состояния организации документооборота и делопроизводства;
определения основных участников проекта (формирование рабочей группы);
определения общего уровня сложности потенциального проекта;
оценки потребностей по миграции данных и интеграции с другим ПО;
сбор информации, необходимой для подготовки эффективного и выигрышного Коммерческого предложения, если обследование и внедрение будет проводить сторонняя компания.

На данном этапе осуществляется выбор платформы, на которой будет разработана СЭД.

На данном этапе, исходя из полученной первичной информации, назначается Руководитель проекта (РП), который составляет базовый план работ, иерархическую структуру работ (WBS), а также Устав проекта.

В ходе информационного обследования исследуются и описываются существующие бизнес-процессы («as is» - «как есть»). В результате анализа собранных данных предлагаются оптимизированные бизнес-процессы («to be» - «как должно быть»), формулируются функциональные требования к СЭД.

Целями информационного обследования являются:

изучение и точное описание бизнес-процессов, подлежащих автоматизации;
разработка рекомендаций по оптимизации документопотоков и организации документооборота и делопроизводства;
определение и описание модификаций системы, интерфейсов, в т.ч. интерфейсов с внешними системами и средств переноса данных из существующих программ, которые должны быть разработаны и внедрены в ходе проекта;
разработка технического задания (ТЗ).

С целью получения необходимой информации проводится анкетирование и интервьюирование основных пользователей (руководителей заинтересованных подразделений и сотрудников, которые непосредственно должны будут работать в новой СЭД). В процессе работы рекомендуется:

Составить список существующих видов документов в организации и сделать обследование каждого вида документа:

описать технологию документирования (совокупность реквизитов, при необходимости, их расположение, последовательность и особенности оформления); показать условия движения документов (наличие подписей, виз, проверки и др.), схему движения документов (маршрут) или перечень основных визирующих, подписывающих и т.д.; описать способ регистрации (формат регистрационных номеров);

Составить список сотрудников, ответственных за создание документов (кто/какое подразделение и какие виды документов создает).
Составить список сотрудников, визирующих, подписывающих, утверждающих документы (кто какие виды документов визирует/подписывает; условия, при которых необходима виза/подпись).
Составить список регистраторов документов
Определить, какие виды документов необходимо ставить на контроль (определить контролеров, условия постановки на контроль, условия снятия с контроля и другую необходимую информацию).
Составить список других ответственных за процесс обработки.
На основе перечисленной выше информации составить алгоритм движения документов (оперограмму). См. Пример 1.
Определить необходимые отчетные документы (условия создания отчетов и их формы).
На основе обследования составить Инструкцию по ДОУ (при необходимости).
Составить Номенклатуру дел с указанием сроков хранения и принципов формирования дел (при необходимости).
Составить список документов с указанием условий предоставления доступа к ним (например, в зависимости от должности).

На основании перечисленной выше информации разрабатываются функциональные требования к СЭД или техническое задание на ее разработку (ТЗ). В частности, Аналитик должен составить требования к формату и составу регистрационно-контрольных карточек (набор и расположение полей в карточке, способы заполнения в СЭД и др.), маршрутам движения документов и другие требования, необходимые для настройки и разработки СЭД.

Исходя из практики проектирования систем документооборота, можно предложить следующую последовательность работ:

1. Построение схем учетных точек основного производства, вспомогательных производств, функциональных служб.
2. Построение схем их взаимосвязей.
3. Сбор заполненных форм документов и отчетов в разрезе учетных точек.
4. Их систематизация в альбомы.
5. Описание сроков представления, направления движения документов и форм отчетности (в какие сроки, кому и от кого передается документ).
6. Построение тематических и сводных схем документооборота.
7. Проведение логического и реквизитного анализа документов.
8. Анализа пути прохождения документов в процессе их создания, согласования и утверждения.
9. Выработка предложений по внесению изменений в существующую схему документов и отчетности в связи с предложениями по изменению других параметров управленческого учета (учет по отклонениям, центрам ответственности и др.).
10. Разработка предложений по устранению дублирования информации.
11. Разработка предложений по унификации документов.
12. Разработка предложений по рационализации движения документов и отчетности.
13. Разработка проекта оптимизированной сводной схемы документооборота и внутренней отчетности.
14. Разработка и внедрение стандартов документооборота и формирования внутренней отчетности.

При выполнении перечисленных операций следует учесть некоторые советы.

Учетные точки. Во-первых, вы определяете субъекты взаимоотношений в ходе обмена информацией. Их можно назвать центрами возникновения, потребления и передачи информации, или учетными точками. Итак, учетные точки зафиксированы, на предыдущем этапе описаны взаимосвязи подразделений, теперь вы можете, соединив и дополнив этот материал, построить схемы взаимосвязей учетных точек.

Данные схемы помогут вам не только отсечь несущественные связи на первых шагах проекта без облечения их в документальную форму, но и сэкономить время и деньги. Они незаменимы при тестировании предложений по оптимизации на предмет «все ли учтено».

Альбомы и описания документов. Важный шаг - создание альбомов документов, существующих на момент выполнения проекта, и их описание; это самая трудоемкая, неинтересная и неблагодарная работа.

При проведении работ по оптимизации документооборота воспользуйтесь советами, полученными в результате анализа практики ошибок: своевременно ставьте ограничения - «не объять необъятного»; выясните, составляет ли документ тот же работник, что и подписывает, или есть реальные невидимые исполнители; в ситуациях, когда начальник цеха подписывает накладную на передачу полуфабриката в следующий цех, определитесь, сколько раз вы опишите движение документа: один раз от цеха к цеху, или проследите весь путь. При этом должен быть идентичный принцип записей по всем подразделениям организации.

При проведении работ должно соблюдаться обязательное условие: описание документов необходимо представлять в единообразной форме по всем подразделениям организации.

Локальные и общие схемы документооборота. После описания документов можно переходить к построению схем. Они способствуют ответу, например, на вопрос - сколь труден путь рядового документа в четырех экземплярах в отличие от самой производственной операции. Анализ схемы движения документа заставляет задуматься о целесообразности итоговых маршрутов. Например, зачем нужны первичные документы по внутреннему перемещению в плановом отделе?

Пример 1. Оформить полученную в результате обследования информацию предлагаем в виде оперограммы (см. Рисунок 1) или в виде алгоритма (см. Рисунок 2). В качестве примера предлагаем рассмотреть жизненный цикл приказов по основной деятельности. Технология работы с данным видом документов наиболее унифицирована и может применяться на различных предприятиях.

Рисунок 1. Оперограмма жизненного цикла приказа по основной деятельности

Рисунок 2. Алгоритм обработки приказов по основной деятельности

В статье «Информационное обследование в рамках внедрения СЭД», опубликованной в журнале «Делопроизводство и документооборот на предприятии» №2, 2007, перечислены вопросы, которые можно использовать в анкетах или при интервьюировании пользователей. Вопросы являются рекомендательными.

Четких требований для проведения обследования не существует, поэтому в каждом конкретном случае, используя готовые наработки, нужно проявлять творческий подход к получению необходимой информации, ее структуризации и отображению.

Информационное обследование является важным этапом оптимизации ДОУ и внедрения СЭД. Ведь от полученной информации и качества ее представления напрямую зависит качество принятых решений по оптимизации процессов и разработки требований к функционалу СЭД. В связи с этим необходимо придерживаться главного принципа обследования – получить полную, достоверную и актуальную информацию о процессах, которые планируется автоматизировать.

Тематический анализ и оптимизация документооборота

Загромождение документооборота, его нерациональность можно увидеть, проведя анализ по темам. Проанализируем, например, входы и выходы материального потока в подразделении (движение полуфабрикатов, готовой продукции). Может оказаться, что торжественный факт перехода контейнера с обработанным сырьем из цеха в цех будет сопровождаться фейерверком записей в первичных документах, журналах, сводках и отчетах. Значительное дублирование встречается и при передаче полуфабрикатов в пределах одного цеха.

Для выработки решения о сокращении записей рекомендуется проводить реквизитный анализ в табличной или графической форме. Он формально показывает дублирование показателей в документах. Анализ локальных схем, дополненный выяснением конкретного назначения документа, сводки или записи в учетном регистре (управленческое решение и т.д.) помогут выявить дублирование документов или реквизитов по существу. В результате принимается решение о сокращении или преобразовании документов с учетом технической оснащенности цехов и возможностей АСУ. Также могут быть даны рекомендации по объединению журналов:

Целесообразность и логика осуществления всех видов работ оцениваются с точки зрения того, как они способствуют оптимизации информационного обеспечения управленческих решений, оперативности и точности их выполнения.

Разработка и настройка СЭД

На данном этапе осуществляется реализация описанных в ТЗ требований: настройка СЭД, ее доработка или разработка новых функций Системы на выбранной платформе.

Целями физической реализации СЭД являются:

разработка структуры БД СЭД;
разработка экранных форм;
разработка механизмов: визирования, регистрации, исполнения и др.
разработка технической документации на Систему.

Наличие необходимых функций в системе (процедуры согласования, регистрации, исполнения, контроля исполнения, предоставления доступа и другое);
Наличие необходимых карточек документов;
Сложность и стоимость доработки Системы;
Максимальное количество одновременно работающих пользователей, при котором система работает стабильно и скорость обработки запросов является удовлетворительной;
Максимально количество подключенных к Системе пользователей;
Стоимость лицензий (на сервер, 1 АРМ);
Сложность и стоимость администрирования Системы, технической поддержки;
Возможность, сложность и стоимость обновления версий;
Возможность работы удаленным пользователям (при необходимости);
Стоимость и качество консалтинговых услуг;
Надежность Поставщика (степень известности на рынке, количество успешно завершенных проектов и другое).

В ходе этой стадии непосредственно реализуются описанные на этапе информационного обследования требования.

Большинство работ по разработке выполняется вне территории Заказчика, поэтому, постоянное и эффективное взаимодействие Разработчиков с Заказчиком является ключевым фактором для успешного завершения разработки и приемки системы Заказчиком.

Процесс тестирования является решающим в обеспечении качества разработки. Планирование и подготовка тестирования должны начаться насколько возможно рано. Конечные пользователи должны быть максимально вовлечены в подготовку критериев тестирования. Критически важным является то, чтобы тестирование проводилось Заказчиком.

Опытно-промышленная эксплуатация

Целью внедрения Системы является факт начала работы пользователей в СЭД (Система должна удовлетворять потребности и запросы пользователей) и стабильно работающая Система (без сбоев и ошибок).

В процессе внедрения выполняются следующие работы:

установка и настройка ПО;

обучение персонала и администраторов СЭД;
разработка документации на СЭД для пользователей (Help);
устранение ошибок в работе системы;
доработка СЭД по замечаниям и предложениям пользователей;
разработка нормативной документации: инструкции по ДОУ, регламенты работы с различными видами документов;
организация технической поддержки пользователей (консультирование пользователей по вопросам работы в системе).

Данный этап является наиболее сложным для всех участников проекта (пользователей, разработчиков, внедренцев). На данном этапе происходит адаптация программного продукта, его апробирование, тестирование в реальных условиях работы. Наиболее сложным является преодоление психологического барьера у пользователей при начале работы в новой для них среде, т.к. пользователи вынуждены изменить привычные и устоявшиеся для них способы работы. В связи с этим на данном этапе важно проводить обучение и консультирование пользователей. Это поможет им адаптироваться к новым условиям работы.

Промышленная эксплуатация

Промышленная эксплуатация СЭД – это использование стабильно работающей и полностью отвечающей требованиям пользователей СЭД в процессе выполнения должностных обязанностей сотрудников организации.

Работы, выполняемые в процессе эксплуатации СЭД:

Консультирование и обучение пользователей по вопросам работы в СЭД;
Администрирование справочников (организационная структура, пользователей, маршруты согласования, списки рассылки и др.);
Администрирование сервера и ПО;
Осуществление резервного копирования (back-up)

На данном этапе можно инициировать процесс развития СЭД: добавление новых функций, расширение границ проекта внедрения (добавление новых категорий/видов документов, расширение числа пользователей / подразделений / предприятий холдинга, добавление новых функций).

С целью сокращения времени на реализацию и внедрение СЭД работы перечисленных этапов могут реализовываться параллельно в зависимости от уровня сложности задач автоматизации, используемого программного обеспечения (ПО) и др.

На протяжении всего жизненного цикла проекта внедрения СЭД должны проводиться работы по управлению проектом. Например, рекомендуется использовать американский стандарт ANSI/PMI 99-001-2004 (Руководство PMBOK).

Управление проектом

Проект – временное предприятие для создания уникальных продуктов или услуг. Управление проектом – отдельная область менеджмента, предназначенная специально для управления временной деятельностью с уникальными результатами.

Самые известные/широко используемые стандарты управления проектами:

PMBOK (американский стандарт: www.pmi.ru);
Prince2 (английский стандарт: www.ogc.gov.uk/prince2);
IPMA (европейский стандарт: www.ipma.org);
P2M (японский стандарт: www.pmcc.or.jp/eng/index.htm)

Основные действующие лица:

Менеджер (руководитель) проекта – лицо, ответственное за управление проектом.
Спонсор проекта – лицо, обеспечивающее финансовые ресурсы проекта и осуществляющее административную и организационную поддержку проекта.
Заказчик (потребитель) проекта – лицо, которое будет использовать результаты проекта.
Заинтересованные стороны в проекте – лица, активно вовлеченные в проект и/или интересы которых могут быть затронуты выполнением проекта (которые влияют и на которых влияют результаты проекта).

Пример жизненного цикла проекта:

Устав проекта – это первый официальный документ проекта. Формально подтверждает существование проекта. Наделяет РП полномочиями задействовать ресурсы организации на операциях проекта. РП определяется и назначается как можно раньше. РП необходимо всегда назначать до начала планирования и желательно на этапе разработки Устава проекта.

Устав проекта подлежит детализации в фазе планирования проекта.

Устав проекта может включать в себя:

Описание бизнес потребностей для инициации проекта;
Цель или основание проекта;
Описание потребностей и ожиданий, а также степень влияния заинтересованных сторон;
Суммарный план ключевых контрольных точек проекта (Milestones);
Описание функциональных организаций;
Описание организационных допущений и ограничений;
Суммарный бюджет проекта.

Описание содержания проекта – это информация о целях и задачах проекта полученная от Заказчика на стадии инициации (информационного обследования). Она может содержать общие показатели, и подлежит дальнейшему уточнению и разработке руководителем проекта на стадии планирования и разработки. Это формулировка проекта (что необходимо сделать).

Процесс разработки описания содержания проекта описывает и документирует характеристики и границы проекта и связанные с ним продукты и услуги, а также методы приемки и управление содержанием.

Основные составляющие документа:

Цели проекта;
Описание продукта проекта
Результаты проекта
Допущения и ограничения в проекте, границы проекта;
План контрольных точек проекта.

План управления проекта – это официально утвержденный документ для руководства исполнением проекта. Это документ, который содержит и интегрирует результаты планирования во всех областях проекта (время, затраты, ресурсы, риски, качество и т.д.)

План управления проектом может состоять из одного или нескольких дополнительных планов, таких как:

План управления содержанием проекта;
Календарный план;
План управления стоимостью;
План управления качеством;
План управления персоналом;
План управления взаимодействием;
План управления рисками;
План управления снабжением;
План усовершенствования процессов

Невозможно создать детальный план для всего проекта сразу.

Базовый план – это официально утвержденный документ, относительно которого измеряется выполнение проекта и который будет использован для управления и контроля за исполнением проекта. Используется для контроля отклонения хода проекта.

Рабочий план – это документ или набор документов, который изменяется по мере выполнения проекта и поступления дополнительной информации. Рабочий план, как правило, всегда отличается от базового. Рабочий план изменяется РП.

Исполнение проекта – основной процесс осуществления проекта (задействована значительная часть ресурсов).

В основные обязанности РП входят:

Интеграция и координация действий по выполнению плана проекта;
Постоянное сравнение и анализ отклонений текущего исполнения проекта по сравнению с базовым планом проекта;
При необходимости – инициация запросов на изменение;
Прогнозы стоимости и сроков проекта.

Внедрение системы электронного документооборота. Что лежит на поверхности?

Дмитрий Садовников

В настоящее время многие руководители предприятий стали более осторожно рассматривать варианты внедрения корпоративного программного обеспечения. Обусловлено это в первую очередь экономической ситуацией, и важной составляющей здесь является боязнь погрязнуть в процессе «внедрения невнедряемого». Все признают необходимость внедрения, но никто не хочет становиться «дойной коровой» ни для своих, ни, тем более, для внешних внедренцев. Знаете, как оно бывает, — то «нюанс образовался», то форма оказалась не та, то сервер слабый, то еще что-то… И пошло вытягивание денег…

Компания «Лоция Софт» почти два десятка лет работает в тесном контакте со своими российскими пользователями. Мы с пониманием относимся к такой сдержанной позиции руководителей и применяем политику абсолютной честности по отношению к потенциальным пользователям. В связи с этим хочется отметить, что несмотря на то, что Lotsia PDM PLUS рассматривают в первую очередь как программу для организации технического документооборота, ее богатые возможности и полезность могут проявить себя быстрее в случае использования для автоматизации управленческого документооборота. Это лежит на поверхности, ближе руководству, вроде бы даже проще и не затрагивает напрямую производственную деятельность, что может стать отправной точкой для признания старта внедрения успешным и расширения применения Lotsia PDM PLUS для решения других задач.

Тем не менее, мы были вынуждены принять во внимание и такой момент, что большинство руководителей считают управленческий документооборот типовым. Сами мы так не считаем, но и здесь, исходя из того, что клиент всегда прав, решили пойти у него на поводу. В результате мы выпустили новую версию типовой настройки по управлению корреспонденцией и организационно-распорядительной документацией (ОРД), которая абсолютно бесплатно будет входить в комплект поставки Lotsia PDM PLUS. Более того, любая организация — пользователь Lotsia PDM PLUS может запросить и бесплатно получить данную настройку для изучения и применения. Так что для пользователей это прямая экономия времени и денег. Времени — за счет типичности, денег — за счет готовности настройки к внедрению собственными силами и с минимальными затратами.

Что же именно включает в себя новая версия настройки Lotsia PDM PLUS по управлению корреспонденцией и организационно-распорядительной документацией? Если просто перечислить то, что входит в состав настройки, ничего особенного не обнаружится. Да его и нет. Вопрос в реализации и, внимание (!), в затратах на сопровождение. Поэтому было бы правильнее прокомментировать некоторые функции.

Начнем с самого начала — меню пользователя. Мы реализовали меню пользователя укрупненно — в двух вариантах. Возможно, пользователю будет удобно сначала выбрать операцию: открыть, найти, зарегистрировать, посмотреть тип документа (рис. 1). А может быть, ему захочется сразу обратиться к типу документа и выполнить операцию с выбранным типом (рис. 2).

Меню привязывается к профилю пользователя, и не исключено, что кому-то из пользователей будет удобнее одно меню, а кому-то — другое. Пожалуйста, используйте оба меню.

Но наш пример настройки меню может предполагать и более детальное профилирование пользователей. К примеру, регистрацией документов будут заниматься лишь один-два человека. Тогда соответствующие пункты «уйдут» из общего меню и останутся в меню сотрудников-регистраторов.

Есть и более интересные варианты. Если присмотреться к копиям экранов меню, приведенным на рисунках, то можно увидеть такие пункты, как «Журнал регистрации…». Это отчеты. Отчеты в Lotsia PDM PLUS формируются по тем данным, которые в систему уже введены. Способ построения отчетов с точки зрения содержания и оформления может быть различным — это определяется при настройке отчета во встроенном генераторе отчетов (рис. 3).

Но для конечного пользователя наиболее важной является возможность быстро сориентироваться в отображаемых данных. Для этого в свое время был разработан уникальный механизм быстрой фильтрации. Он основан на известных почти всем автофильтрах. Но мы пошли дальше и реализовали возможность мгновенно отфильтровывать форму по указанным значениям полей: достаточно лишь нажать клавишу Alt и щелкнуть по значению одного или нескольких полей. Это обеспечивает небывалую по скорости и удобству визуальную фильтрацию данных. К примеру, пользователь хочет просмотреть все входящие письма от АО «Лютик». Он нажимает Alt и щелкает по слову «Лютик». Хочет дофильтровать еще по какому-нибудь полю — дополнительно нажимает Ctrl. Хочет сбросить фильтр — нажимает Esc. Возвращаясь к автофильтрам, отметим, что пользователи, которые не любят работать с клавиатурой, могут пользоваться традиционным способом пометки мышью фильтруемых значений в выпадающем списке. Просто с клавиатурой быстрее и удобнее, можно даже добавить — профессиональнее.

Так вот, некоторые пользователи, узнав о возможности быстрой фильтрации, говорят, что им больше ничего и не нужно: утром отчет открыл, и весь день останется только фильтровать, получая нужную информацию.

Это действительно удобно, учитывая возможность построения гигантского разнообразия форм отчетов. В то же время все отчеты позволяют получать более детальную информацию. Двойной щелчок по строке покажет пользователю полную версию карточки документа. Кроме того, несложно реализовать и редактирование данных прямо в отчетах.

Что же касается ввода данных, то, применительно к рассматриваемой тематике, важно обеспечить скорость. Речь в первую очередь идет о регистрации документов: входящих и исходящих писем, приказов, распоряжений, служебных записок, во вторую — о комментариях исполнителей. Ключевые моменты здесь следующие:

кнопка вызова окна регистрации документа должна быть всегда «под рукой», в меню, в панели инструментов;
вводимая информация должна быть сохранена максимально быстро. Это особенно актуально при регистрации, например, телефонограмм;
пользователь должен быть максимально избавлен от ручного ввода.

При разработке настройки по управлению корреспонденцией и ОРД в Lotsia PDM PLUS должное внимание было уделено скорости ввода и достоверности данных. Что это значит? Поясним на примере приведенных выше ключевых моментов:

кнопка вызова окна регистрации документа всегда доступна, в каком бы окне Lotsia PDM PLUS пользователь ни работал. Более того, можно вызвать окно регистрации документа ярлыком с рабочего стола или из другой папки, или из панели задач;
скорость ввода информации обеспечивается за счет всего двух обязательных полей. Достаточно выбрать отправителя и ввести тему. Отправитель выбирается из справочника, но справочник может быть пополнен «на лету», в процессе регистрации входящего документа. При разработке процедуры пополнения справочника использовался тот же принцип скорости ввода;
чем меньше пользователь допустит ошибок при вводе, тем целостней впоследствии будет информация в отчетах и выше скорость поиска. Для минимизации ошибок ввода используются любые возможности, позволяющие избежать ввода с клавиатуры, — флажки, переключатели, выпадающие списки, окна выбора, справочники.

Файлы входящего письма (рис. 4) могут быть получены как обычным способом, так и со сканера или из сообщения электронной почты. Lotsia PDM PLUS интегрирована с TWAIN-сканерами, а клиент электронной почты входит в базовую поставку.

Здесь важно заметить, что файлы всех документов хранятся в защищенных хранилищах и доступ к ним для редактирования или просмотра возможен только согласно настройкам системы безопасности Lotsia PDM PLUS. Без всяких исключений. Ведется история доступа к каждому файлу документа. А все операции пользователей в системе, включая вход в нее, журналируются подробнейшим образом.

Исходящие документы могут регистрироваться (рис. 5) либо как инициативные, либо как ответ на входящие. Точно так же и входящие письма могут регистрироваться как ответы на исходящие. В таких случаях автоматически ведется история переписки — вся цепочка писем выстраивается в хронологической последовательности. При этом если письмо изначально было отправлено нескольким получателям, то ответы от каждого из них регистрируются и автоматически попадают в историю переписки.

Без сомнения, очень востребованной окажется возможность автоматизированного формирования оформленных документов с «синими» подписями и интеграция с офисными приложениями, позволяющая напрямую работать и обмениваться информацией с Lotsia PDM PLUS, а также автоматически формировать и сохранять в Lotsia PDM PLUS PDF-файлы.

На входящие письма могут налагаться резолюции, выдаваться поручения и назначаться ответственный исполнитель и соисполнители. Резолюция и все поручения отображаются в структуре документа (рис. 6).

Встроенный генератор отчетов и выходных форм обеспечивает формирование журналов регистрации входящих и исходящих документов за выбранный период, а отчет «Ход исполнения документа» (рис. 7) показывает всю историю резолюций и поручений, сроки их получения, исполнения и комментарии исполнителей. Опять же, дважды щелкнув по строке отчета, пользователь, как минимум, получает возможность просмотреть детализацию данных. Других вариантов обработки двойного и одинарного щелчка по строке или по конкретному полю много, поэтому подробно здесь расписывать их не имеет смысла. Ограничимся только следующим тезисом: все в руках администратора. Своего, не внешнего. Это ли не показатель?

Что же касается работы с организационно-распорядительной документацией: приказами, распоряжениями, служебными записками, то здесь технология работы похожая, только экранные формы другие, соответствующие типу документа (рис. 8-10).

Здесь можно отметить, что для приказов в блоке документооборота предусмотрена процедура согласования.

Кроме того, все документы ОРД могут быть связаны с другими документами ОРД и корреспонденцией — в качестве как основания, так и результата (рис. 11).

Во исполнение приказа могут выпускаться распоряжения, поэтому данная возможность обеспечивается прямо с формы приказа, при этом распоряжение автоматически связывается с приказом как последующий документ (рис. 12).

Все связанные документы сразу же отображаются в форме и позволяют по двойному щелчку просмотреть детальную информацию.

Документооборот в Lotsia PDM PLUS — это целая система возможностей. Здесь и невероятная гибкость, достижимая без программирования, и безграничное разветвление по исполнителям, и прозрачные для пользователей механизмы назначений прав доступа, статусов и прочих атрибутов информационных объектов.

В базовой настройке по управлению корреспонденцией и ОРД мы предлагаем универсальную схему-маршрут, которая позволяет согласовывать любые документы (рис. 13).

Особенность этого маршрута в том, что любой список согласующих лиц в нужной последовательности определяется перед отправкой на согласование, каждый согласующий может согласовать документ или выдать любое количество замечаний. При этом система автоматически контролирует срок согласования каждым участником и через заданное количество рабочих дней после поступления документа на согласование напоминает об истечении срока.

В системе напоминаний в данном случае задействован производственный календарь предприятия, который ежегодно формируется в Lotsia PDM PLUS.

Таким образом, новая бесплатная настройка Lotsia PDM PLUS по управлению корреспонденцией и ОРД создана на принципах максимизации скорости ввода данных, контроля исполнения и ведения списка текущих задач для пользователей. При этом сама настройка открыта для совершенствования собственными силами, что существенно снижает затраты на внедрение и без того недорогой системы.

И, пожалуйста, помните, что управление корреспонденцией и ОРД — это только начало большого и интересного пути, который компания «Лоция Софт» всегда поможет вам пройти по кратчайшему маршруту, чтобы быстрее перейти к эффективной реализации задач по управлению техническим документооборотом и данными о продукции.

Внедрение СЭД: опыт компании «Зарубежнефть-добыча Харьяга»

Цели и задачи проекта

Ситуация до старта проекта

Архитектура решения и масштаб

Результаты проекта

Краткое описание проекта

Компания «Зарубежнефть- добыча Харьяга» внедрила систему электронного документооборота на базе решения «1С:Документооборот». Система позволила унифицировать процессы обработки документов делопроизводства, автоматизировать согласование договорной документации и формирование и контроля поручений. После внедрения СЭД вдвое сократилось время поиска нужной информации и суммарное время коллективной обработки документов, а оперативность получения информации существенно выросла.

Заказчик

«Зарубежнефть-добыча Харьяга» входит в группу компаний «Зарубежнефть». Численность персонала компании – 350 человек. «Зарубежнефть-добыча Харьяга» является оператором Харьягинского проекта и ведет разработку 2-го и 3-го объектов Харьягинского месторождения на условиях соглашения о разделе продукции.

Цели и задачи проекта

Бизнес-цель внедрения СЭД- повышение эффективности работы сотрудников за счёт:

повышения оперативности получения необходимой информации;
увеличения прозрачности бизнес-процессов за счёт автоматизации процессов обработки документов в соответствии с заданными маршрутами;
унификации процессов подготовки, обработки и движения входящих, исходящих, внутренних, а также договорных документов в электронном виде;
автоматизации процесса согласования договорной документации в соответствии с заданными маршрутами;
автоматизации процесса формирования и контроля поручений;
упорядочения работы сотрудников с документами: исключение возможности утери версий документов или пересечения фрагментов при одновременной работе, повышение качества готового материала и упорядочивания работы пользователей;
сокращения времени поиска нужной информации и суммарного времени коллективной обработки документов;
создания замкнутого контура обмена информацией за счет интеграции с существующими системами организации.

Задачи внедрения системы электронного документоборота :

Оптимизировать работу сотрудников.
Реализовать механизмы обмена данными между корпоративной системой управления нормативно-справочной и смежными системами - системой документооборта, единой учетной системой на базе решения «1С:Управление холдингом», «1С:Зарплата и управление персоналом», система контроллинга казначейских операций.

Ситуация до старта проекта

«Раньше документооборот в части делопроизводства и согласования условий договоров вёлся в бумажном виде. Объединение корпоративных систем отсутствовало. Это очень затрудняло оперативный обмен данными», - рассказал заместитель начальника управления метрологии, автоматизации, связи и ИТ «Зарубежнефть-добыча Харьяга» Александр Егоров.

Ситуацию осложняло еще и то, что проект внедрения системы электронного документооборта проходил в условиях образования новой компании. До начала проекта в компании отсутствовала единая система для ведения электронного документооборота. Бизнес-процессы и регламенты по работе выстраивались и согласовывались в момент реализации проекта.

Архитектура решения и масштаб проекта

Автоматизированная система электронного документооборота построена на базе решения «1С:Документооборот». В ней реализована интеграция решения с корпоративной системой управления нормативно-справочной информацией. Так же для обеспечения единообразия данных обеспечена синхронизация справочной информации корпоративной системы управления нормативно-справочной информацией с «1С:Управление холдингом», «1С:Зарплата и управление персоналом» и системы контроллинга казначейских операций.

Через систему электронного документооборота (СЭД) осуществляется доступ к справочникам нормативно-справочной информации через подсистему удаленного управления нормативно-справочной информации. В системе возможно создание запроса на добавление нового элемента в нормативно справочной информации и его репликации в систему.

Обеспечен обмен данными между информационными системами общества в части справочников групп «Договоры», «Контрагенты», «Управленческая аналитика», «Организационно-штатная структура».

Схема интеграции системы электронного документооборота с другими продуктами

В проекте участвовали следующие обособленные и структурные подразделения:

ООО «Зарубежнефть-добыча Харьяга» (г. Москва);
Обособленное подразделение ООО «Зарубежнефть-добыча Харьяга» в Республике Коми (г. Усинск);
удаленные рабочие места, обеспечивающие складской учет на промысле – в Республика Коми (промысловые площадки).

Особенности и уникальность проекта

В ходе реализации проекта была автоматизирована деятельность обособленного подразделения «Зарубежнефть-добыча Харьяга», а также удаленных рабочих мест – без очного присутствия на рабочих местах. Особенность проекта еще и в том, что систему электронного документооборота установили на самом промысле в поселке Харьяга.

Обучение, консультирование и поддержка сотрудников предприятия осуществлялась полностью удаленно с помощью видеосвязи, что позволило сократить затраты на реализацию проекта, не повлияв на качество оказанных услуг.

Возможности системы позволили решить вопросы автоматизации трудоемких повторяющихся операций, оперативности и прозрачности получаемой отчетности, создания единого информационного пространства в компании. Система работает с входящими и исходящими документами, с организационно-распорядительной документацией, с закупочной и договорной документацией.

Для руководителей разработан персональный интерфейс, который позволяет оптимизировать работу с поступающими задачами и документами, а также оперативно контролировать работу сотрудников. В интерфесе доработана форма «Задачи мне». При создании подзадачи на основании собственной задачи, созданная подзадача отображается на форме.

Одна из особенностей проекта в том, что систему электронного документооборота установили на самом промысле в поселке Харьяга

Реализована группировка задач по типам (исполнение, согласование), добавлено цветовой отображение новой поступившей задачи, а также префикс «Новая!». На форме задачи добавлены активные ссылки на связанные документы, на визы по документу. Доработана вкладка «Отчет о выполнении поручения» на форме задачи с возможностью сохранения хода исполнения поручения.

Кроме того, при создании системы были сделаны следующие доработки решения «1С:Документооборот»:

Доработка журнала регистрации договоров (универсальный отчет).
Разработан отчет «На контроле ЗНДХ» и «Отчет по выполненным поручениям» по контрольным поручениям генерального директора на основании документов.
Доработан механизм контроля исполнения поручений. Если ответственный исполнитель выполняет своё поручение и оно снимается с контроля, то у соисполнителей поручение автоматически завершается.
Разработан отчет о выполнении контрольных поручений от генерального директора для заместителей генерального директора.
Доработана команда «Вопросы деятельности». Если настройка установлена, то в разделе Нормативно-справочная информация появится команда «Вопросы деятельности», в документах появится поле «Вопрос деятельности».
Доработан лист согласования для внутренних и исходящих документов.
Разработан отчет о средней длительности согласования. Отчет формируется за заданный период, позволяет настраивать иерархию вывода информации и менять уровень группировки от заместителя генерального директора до сотрудников отдела.
В печатной форме протокола совещаний добавлена возможность вывода строки «Отметили».
В печатной форме протокола добавлено автоматическое заполнение регистрационного номера и даты из связанного внутреннего документа, а так же автоматическое заполнение реквизитов «Номер протокола» и «Дата протокола» в карточке мероприятия.
Доработана форма задач не принятых к исполнению. Добавлено отображение у исполнителя задач по делегированию полномочий. Форма позволяет посмотреть задачи, приходящие на роль или на конкретного исполнителя.
Доработана форма «Дела (тома)». Реализовано создание связи с внутренними документами с помощью реквизита «Дела постоянного хранения». Дела закрываются автоматически после согласования связанного документа.
Разработаны всплывающие окна о поступлении новых задач.
Разработан лист согласования в соответствии с шаблоном для заявки на закупку.
Разработан лист согласования в соответствии с шаблоном для дополнительного соглашения и договора.
Разработан лист голосования в соответствии с шаблоном для «Решения тендерного комитета».
Добавлена возможность настройки прав на сохранения листа результатов согласования для определенного круга пользователей в редактируемом формате.
В блоке «Мероприятия» доработан функционал по запуску поручений по протоколам: Настроено разграничение по запуску контрольных и неконтрольных поручений в зависимости от вида мероприятия (внутренние совещание; совещание у генерального директора).
Реализована возможность настройки запрета на удаление определенного шага в шаблоне комплексного процесса перед стартом.